Je vais rentrer directement dans le vif du sujet de la délégation. Je vous récapitule les épisodes précédents de cette thématique.
Résumé des 2 premiers épisodes de la délégation
Dans le premier épisode, j’ai évoqué l’importance de la délégation. J’ai mis le doigt sur le fait que la raison pour laquelle nous déléguons est pour gagner du temps autant dans la vie personnelle que dans la vie professionnelle.
Ensuite, dans le deuxième épisode, je t‘ai transmis les trois premières étapes clés sur les quatre nécessaires pour réaliser une délégation digne de ce nom :
- Je liste les tâches que j’aimerai déléguer ;
- J’évalue ma propre compétence sur cette tâche et mon degré d’urgence afin de déterminer la personne à qui je dois déléguer ;
- Je recherche la meilleure personne à qui déléguer en tenant compte de mes attentes ;
- Quand je l’ai identifiée, j’établis le planning de délégation car oui elle se planifie. En effet, elle peut durer une semaine comme toute une année.
Garde surtout en tête que cette dernière étape consiste concrètement à faire un passage de témoin c’est-à-dire « du top and down ».
De plus, il existe pour moi deux types de délégation :
- La délégation d’une tâche que tu maîtrises et que tu souhaites transmettre me paraît la plus compliquée ;
- La délégation d’une tâche que tu ne sais pas faire.
Dans ce dernier épisode, je te propose de détailler la quatrième étape afin de gérer le planning des délégations des tâches que tu maîtrises et que tu souhaites transmettre. Je vais me concentrer sur la délégation dans le milieu professionnel. Néanmoins, tu pourras aussi l’adapter à ta vie personnelle.
L’étape cruciale de la délégation : transmettre une tâche que l’on maîtrise
Petit rappel des prérequis de la délégation avant de commencer
Premier rappel : accepter que le travail ne soit pas fait exactement comme tu l’aurais effectué. Dans la délégation, le perfectionnisme en prend un sacré coup.
Si, par exemple, les textes de ton power point ne sont pas très alignés et que la couleur n’est pas top ou qu’encore les résultats ne sont pas aussi bien que ceux que tu obtiendrais, c’est normal sinon tu l’aurais fait toi-même.
En conséquence, il faut savoir faire des concessions dans la délégation. Si tu es perfectionniste, je te conseille de travailler sur toi-même avant de déléguer.
Deuxième rappel : comprendre que cette délégation est une action à long terme. Si tu ne gagnes pas forcément de temps au début, tu en gagneras beaucoup après. Cela s’appelle « parier sur l’avenir ».
Troisième rappel : quand tu délègues, tu dois avoir une superbe communication. Tu dois savoir valoriser la personne qui va récupérer la tâche et lui permettre de monter en compétence. En effet, une tâche n’a aucune valeur ajoutée pour toi mais elle peut être une tâche à forte valeur ajoutée pour une autre personne. Ainsi, la délégation est clairement une solution gagnant-gagnant.
Comment transmettre une tâche que tu maîtrises ?
Ce n’est pas si simple que ça de transmettre une tâche que tu maîtrises.
Je vais partir de l’exemple que tu dois expliquer à un collaborateur comment utiliser un logiciel qu’il ne connait pas du tout.
Pour bien transmettre cette tâche, il est nécessaire de faire les 4 étapes suivantes. C’est très simple.
D’abord, tu imagines déjà que tu sois à côté de ton collaborateur sur le même ordinateur. Tu commences à lui expliquer. Généralement, tu es bon sur cette première étape car tu sembles dans un souci de la transmission. Avec le clavier et la souris, tu fais, montres et décris ce que tu exécutes à ton collaborateur. Le mieux est d’expliquer en même temps les conséquences et les enjeux de cette manipulation. Ton collaborateur comprendra mieux le pourquoi et le sens de cette tâche au lieu de la faire mécaniquement.
La deuxième étape de la délégation
Ensuite, la deuxième étape est que tu donnes au collaborateur la souris et le clavier. C’est lui qui fait. Dans ce cas-là, tu continues à lui décrire ce qu’il faut faire quitte à montrer parfois sur l’écran. Ça te permet de vérifier ce qu’il a déjà retenu de ton explication, les étapes de ta démonstration les plus faciles pour lui et celles où il a beaucoup plus de difficulté à intégrer.
La troisième étape est celle où le collaborateur fait et décrit ce qu’il fait. Il a toujours le clavier et la souris mais il parle. Il est intéressant pour toi de voir ce qu’il a vraiment intégré. À ce moment-là, tu lui feras un retour des éléments que tu juges importants car tu connais les incidences de cette méconnaissance du logiciel pour les prochaines étapes. Tu corriges si besoin. C’est une étape clé de la transmission de tâches.
Enfin, la dernière étape est celle où le collaborateur fait tout seul sans que tu sois présent. Tu vérifies juste le résultat. Ton collaborateur atteint un degré d’autonomie.
Quand la transmission de la compétence est terminée
La suite est très simple. Quand tu juges que ton collaborateur paraît suffisamment autonome sans que tu aies besoin d’être à côté de lui, tu dois quand même continuer à vérifier. Ta fréquence de contrôle des résultats ou des détails deviendra de plus en plus espacée au fil du temps en fonction de la problématique et de ce que tu as délégué.
Jusqu’au jour, ce merveilleux jour que tu connaîtras où tu ne vérifieras plus. Tu accepteras que la tâche soit complètement déléguée. Ainsi, ton collaborateur est en totale responsabilité. De plus, il est capable de prendre des décisions en parfaite autonomie.
Sache une chose que le Graal de la délégation est atteint le jour où ce fameux collaborateur est capable de prendre des décisions en parfaite autonomie.
