Les 4 étapes pour déléguer une tâche

Dans ce deuxième épisode de la série autour du thème de la délégation, je vais aborder les 4 étapes pour déléguer une tâche.

La raison pour laquelle je traite ce sujet est que l’école ne nous apprend pas la délégation. De plus, nous avons peu d’exemples qui se passent merveilleusement bien dans notre environnement personnel. Généralement, nous apprenons sur le tas. Souvent, nous avons malheureusement des mauvaises expériences de délégations.

J’entends que certaines personnes attendent depuis 8 mois leur site internet et qu’elles n‘en peuvent plus de cette personne-là.

Je constate aussi que certains sont déçus par la qualité du travail car elles attendaient un niveau de qualité plus élevé alors que finalement, elles reçoivent un travail bâclé loin de leur travail habituel. Tous ces exemples conservent cette croyance que c’est mieux fait si c’est moi qui le fais.

C’est pour cette raison que nous restons dans cette zone de confort qui nous dit que je le ferai plus vite au lieu de déléguer.

C’est totalement faux ! En effet, il se passe qu’à vouloir tout faire, nous n’avons plus le temps. Faute de temps, nous faisons notre travail à la va-vite donc la qualité en pâtit. Selon moi, c’est juste une question d’anticipation de savoir ce que je délègue avant que la soupape soit trop remplie. Hop ! Je regarde les 4 étapes pour déléguer une tâche afin de récupérer mon temps précieux. Ainsi, je pourrai l’utiliser pour des tâches à forte valeur ajoutée.

Étape 1 : Liste les tâches que tu aimerais déléguer

Tu ne vas pas forcément toutes les déléguer alors je te propose d’établir une liste de tâches que tu aimerais déléguer.

Parfois, tu vas déléguer une seule tâche très bien définie alors que d’autres fois cela peut être un groupe de tâches. Essaie de déterminer la plus petite maille. Dans ton groupe de tâches, détaille toutes les petites tâches inhérentes à ce groupe.

Par exemple, je délègue la transcription de ce podcast et les visuels des carrousels. Je vais déléguer la création de site internet et la stratégie de marque de mon entreprise.

Comment je fais ? Je rédige un cahier des charges. Je réfléchis en amont sur les différentes tâches à déléguer dans ce groupe de tâches de la création du site. Dans cet exemple précis, je vais clarifier ma demande : je veux un audit de mon site internet ; je veux construire les 5 pages identifiées comme nécessaires et indispensables. Bien évidemment, le prestataire pourra toujours me faire des propositions car il a les compétences pour penser aux tâches auxquelles je ne pense pas. L’objectif final est que je sois capable de faire des modifications mineures sur mon site internet.

En résumé, j’ai les idées très claires de ce que je veux déléguer.

Étape 2 : Demande-toi quels sont ta compétence et ton degré d’urgence de la tâche à déléguer

Il est très important de bien définir cette étape pour passer à l’étape 3 :

  • Suis-je compétent.e ?
  • Serais-je capable de le faire ou pas du tout ?
  • Est-ce que je le veux dans un jour ? une semaine ? dans un mois ? ou un an ?

Ces interrogations sont primordiales pour définir le coût de ta délégation. En effet, elles vont fortement impacter le choix de la personne.

Par exemple, si tu veux que ta tâche soit déléguée rapidement sans avoir la compétence requise, tu auras besoin d’un expert qu’il faudra payer plus cher.

Si tu veux déléguer une tâche que tu sais faire et que c’est important pour toi que la qualité de la tâche soit bien au rendez-vous, tu auras conscience que cette délégation prendra beaucoup de ton temps au départ mais que tu en gagneras plus tard. Ça sera un projet à moyen ou long terme.

En fonction de chacune des tâches à déléguer, tu dois connaître ta propre compétence pour savoir à qui tu la délègues et ton degré d’urgence. Si c’est urgent, il important de savoir à qui tu confies cette délégation.

Étape 3 : Recherche la bonne personne à qui déléguer

C’est l’étape la plus compliquée et la plus difficile. Moi-même la grande adepte de la délégation, je me trompe encore. – 😊

En fait, cela s’assimile à un recrutement qui est une des tâches la plus difficile à faire pour un manager. Si tu trouves la perle rare, chouchoute-la ! Dis-lui qu’elle est merveilleuse pour continuer à lui déléguer tes tâches.

Tu l’as bien compris que tu dois sélectionner cette personne en fonction de tes compétences, des siennes et de ton degré d’urgence. Cette fameuse personne peut être dans ton entourage ou dans ton réseau.

De plus, n’hésite surtout pas à rencontrer plusieurs prestataires pour choisir celui que te convient le mieux selon ton haut niveau d’exigence de qualité : le feeling, sa réactivité lors d’une urgence, son autonomie, consciencieuse, perfectionniste.

Cela te permet de vérifier sa capacité à prendre en main cette tâche en lui expliquant en deux ou trois points ton besoin tout en obtenant la qualité demandée. L’autre possibilité est de savoir si tu peux l’accompagner pour qu’elle accomplisse cette tâche. En conséquence, tu dois apprendre la manière de lui transmettre cette compétence. Malheureusement, nous ne l’avons pas appris à l’école.

Si c’est une tâche que tu sais faire, n’oublie pas tes proches auxquels tu peux transmettre. Souvent nous n’osons pas demander leur aide. Mais nous pouvons mettre en place un système de troc ou d’échanges de bons services si nous n’avons pas d’argent.

Si tu ne sais pas faire cette tâche, fais appel à un prestaire. Dans ce cas-là, prévois et clarifie ton budget qui peut conditionner ton choix.

L’étape 4 pour déléguer une tâche est dans troisième épisode de la série. Cette étape consiste à planifier sa délégation et à connaître les 4 étapes nécessaires pour transmettre une tâche que l’on maîtrise.

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