Les réunions, un problème qui concerne tout le monde !

Je vais aborder un sujet qui m’a accaparée pendant tant d’années et que vous devez bien connaître car mes proches m’en parlent souvent : les RÉUNIONS.

Il existe deux types de problématique dans les réunions :

  • Celles qui sont tellement nombreuses que ton agenda est complètement saturé et que par moments tu dois choisir entre trois réunions planifiées en même temps dans ton calendrier.
  • Celles qui sont beaucoup trop longues et qui signifie généralement un manque d’éfficacité.

Dans cet article / épisode, je me focaliserai sur celles qui sont trop nombreuses. J’aborderai la problématique des réunions trop longues dans un prochain article.

Les 3 types de réunions

Les réunions « prise de décisions »

D’abord, il existe la réunion « prise de décisions » où ta présence est indispensable soit parce que :

  • Ton expertise est clé et nécessaire ;
  • Une décision doit être prise et que tu en es responsable.

Avant et pendant la réunion, il est important que les objectifs et les décisions prévues soient claires afin de ne pas perdre en efficacité. Et surtout qu’elle ne tombe pas dans la case « toutes les autres » (cf. en bas de l’article). En effet, il arrive et je te l’accorde que les points à décider ne soient pas très clairs et c’est bien dommage !

Les réunions « présence stratégique »

Le deuxième type de réunion « présence stratégique » sont souvent présentes dans les grandes entreprises. En effet, généralement, tu sais que ta présence n’est pas forcément indispensable. Néanmoins, tu y vas parce que c’est stratégique.

Les raisons peuvent être multiples.

Tu souhaites soutenir un membre de ton équipe afin qu’il ne sente pas seul vis-à-vis de l’autre interlocuteur. Tu sens qu’il est important d’équilibrer le nombre de participants entre les deux parties.

Ou tu penses que tu dois tout simplement satisfaire ton chef qui te l’a demandé ! (lol !)

Toutes les autres !

Enfin, il y a celles que j’ai nommées « toutes les autres » qui sont plutôt nombreuses dans le monde du travail. Alors, celles-ci, tu vas devoir les éliminer drastiquement et rapidement. 

En effet, il s’avère que ne sachant pas si ta présence est indispensable ou non dans cette réunion, tu décides d’y aller. Et puis, à posteriori, tu te rends bien compte que tu n’aurais jamais dû y être. La question qui te vient en tête est :

« Pourquoi suis-je allé.e à cette foutue réunion ? »

Les principales raisons peuvent être que :

  • tu as peur de louper des infos importantes,
  • l’agenda et l’ordre du jour n’étaient pas suffisamment clairs,
  • tu sais qu’il n’y aura pas de compte-rendu.

Pour toutes ces raisons, tu te sens obligé.e d’y participer.

Comment optimiser le nombre de réunions dans ton agenda ?

Pour optimiser les réunions notamment « toutes les autres », je t’invite à challenger systématiquement ta présence dans chacune de tes réunions. Dans mon ancienne vie, elles pouvaient représenter jusqu’à 80 % de mes réunions.

Challenge-toi sur ton besoin de participer à cette réunion

Interroge-toi sur ton besoin d’avoir les informations de cette réunion. Auras-tu l’impression de louper une donnée capitale si tu n’y allais pas ?

Il est important que tu sois capable de lâcher prise et d’accepter une certaine « perte de contrôle ». Autrement dit, même si tu détestes être dans cette situation inconfortable de « ne pas tout savoir », il est judicieux de ne pas participer à toutes les réunions. Tu y gagneras un temps précieux !

En effet, le risque que tu prends reste très mesuré. Si tu ne vas pas à la réunion, ne t’inquiète surtout pas. En effet, si une tâche t’incombe, les participants ne manqueront pas de venir te voir pour te la donner.

Si tu vas en réunion alors que tu sais que ta présence n’est pas indispensable, pense à te poser la question : pourquoi ai-je besoin autant de me rassurer en allant en réunion ?

Challenge l’animateur des réunions

N’hésite pas aussi à challenger l’autre car cela t’aidera à hiérarchiser les réunions. Pose-toi les questions suivantes  :

« Ma présence est-elle indispensable ? Est-ce une réunion « prise de décisions » ? Une réunion « présence stratégique » ? »

Si la réunion n’était ni une réunion stratégique ni prise de décisions, je demandais à l’animateur de la réunion d’avoir un agenda et un ordre du jour bien clairs.

Selon l’ordre du jour, je pouvais ainsi décider si j’allais à cette réunion ou pas. Je pouvais prendre aussi l’option qu’une personne pouvait me remplacer. Bien évidemment, il était aussi primordial que la présence du collaborateur soit importante.

Parfois (et pas si souvent que ça), l’animateur me demandait pourquoi je n’étais pas venue à la réunion. Je lui répondais que l’agenda n’était pas clair et que j’ai décidé de ne pas venir. Je vous assure que rien ne se passait…😉

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